Le module de Business Process Management - BPM / Processus Workflow / RPA Automatisation - de Monstock vous permet de déclencher des actions automatiques en fonction de certaines conditions. Vous pouvez dans un premier temps créer votre type de processus, qui peut être basé sur la vérification de conditions ou sur une fréquence régulière, puis le paramétrer afin de définir le déroulé des différentes actions que vous choisissez. 

• Création de votre type de processus

Dans l’onglet Administration, choisissez « Processus », puis cliquez sur "Créer un processus" situé en bas à droite de votre écran :  

 

 

 

 

• Définissez le nom de votre processus

• Choisissez votre type de déclencheur

Vous pouvez choisir un déclencheur de type "conditionnel", ce qui signifie que votre processus démarrera lorsque la condition spécifiée sera rencontrée sur Monstock. Vous pourrez ensuite choisir le type de changement, d'objet et les conditions.

Vous pouvez sinon choisir un déclencheur de type "date particulière", ce qui signifie que votre processus démarrera à intervalle fixe ( tous les jours, toutes les 8h, ect. ) ou au moment que vous aurez vous même défini ( date et heure spécifiques ). 

 

 

• Choisissez votre type de changement

Pour un type de déclencheur conditionnel, il faut choisir un type de changement. Cela peut être la création, la mise à jour ou la suppression d'un objet sur Monstock ( le type d'objet est choisi après ).

 

• Choisissez votre type d'objet

Le type d’objet est l’élément sur lequel se base le déclencheur de votre processus. Ci-dessous, une partie de la liste que nous proposons ( produits, commandes, clients, équipements… ).

 

 

• Choisissez la fréquence du processus

 

Si vous n'activez pas la répétition, le processus ne se déclenche qu'une fois et reste ensuite en veille, sans impact. En revanche, si vous souhaitez que les conditions soient vérifiées plusieurs fois, vous pouvez activer la répétition puis choisir entre : 

- Toutes les occurrences : il doit y avoir une interruption dans le remplissage des conditions sur l'objet pour que le processus se redéclenche dessus. 

- Intervalle fixe : le processus est automatiquement relancé à intervalle fixe sur tous les objets remplissant les conditions. 

 

  

• Choisissez les conditions du déclencheur

Une fois que vous avez défini l'objet sur lequel se base le déclencheur du processus, vous devez définir les conditions qui doivent être remplies sur cet objet pour que celui-ci se lance. Pour cela, vous pouvez rassembler des conditions. 

Un ensemble regroupe une ou plusieurs conditions qui seront vérifiées ensemble lors du lancement du processus. Il est possible de créer plusieurs ensembles de conditions afin d’avoir un niveau élevé de précision sur les champs d’objets concernés par le processus. Les ensembles permettent de rassembler des conditions de manière à les vérifier ensemble ou séparément. 

Les attributs "ET" et "OU" permettent de préciser si les 2 ensembles ou conditions doivent être remplis ou si l'un ou l'autre suffit. Il faut noter que vous avez la possibilité d’ajouter autant de conditions que vous le souhaitez.

 

 

Une fois vos conditions et vos ensembles sont renseignés, vous pouvez valider pour enregistrer le déclencheur de votre processus. Vous le retrouvez ensuite dans la liste. 

• Edition de votre processus

Une fois que votre processus est créé, vous pouvez l’éditer. Il est complètement personnalisable, grâce à une liste d'actions variées et d'une gestion du processus. 

 

 

Il vous suffit de "glisser déposer" les actions dans le déroulé de votre processus, pour aller du déclencheur à la fin.

• Messages

- Email : envoi d'un email à envoyer à un ou plusieurs destinataires

- Push : à venir

- SMS : notification par SMS

• Données

- Mise à jour attribut : changement de la valeur d'un champ de l'objet du déclencheur.

- Requête : à venir

- Webhook : à venir

- Créer objet : création d'un nouvel objet

- Supprimer objet : suppression d'un objet

- Télécharger : export de données

- Upload : import de données

• Validation 

- Email de validation : envoi d'un email demandant la validation ou non d'une action

• Actions

- Lancement : à venir

 

Vous avez également accès à plusieurs types de délais et de contrôle de flux. Ces outils vont permettre de déterminer la façon dont vous souhaitez que les actions se déroulent. 

 

• Délais

- Attendre : permet de définir une date jusqu'à laquelle attendre pour déclencher les actions suivantes
- Délai : permet de définir un délai en jours, heures, minutes... avant que l'action suivante se déclenche
- Fenêtre de temps : permet de définir une fréquence à laquelle relancer les actions suivantes

• Contrôle de flux

- Branche vrai / faux : permet de contrôler 2 ensembles de conditions afin de déclencher des actions différentes en fonction de celles qui sont remplies ou non
- Branches : permet d'ajouter plusieurs chemins d'actions possibles en fonction de certaines conditions
- Branches aléatoires : permet diriger le processus vers des actions différentes de manière aléatoire
- Sortie : fin de votre processus, plus aucune action ne se déclenche après.

Voici un exemple de type de processus qu'il est possible de mettre en place sur Monstock : 

- Envoi d'emails de validation et mise à jour de la commande fournisseur en fonction de son montant : 

 

Monstock peut vous accompagner dans la création de vos processus, n'hésitez pas à contacter nos équipes !