Monstock dispose d'un module de prise de rendez-vous permettant de réserver un créneau dans le planning d'un site. Pour ce faire, vous devez dans un premier temps définir les plannings de vos sites puis envoyer un lien à vos clients ou fournisseurs leur permettant de réserver un créneau (sans avoir besoin d'un accès à Monstock). La date et l'heure réservées peuvent ensuite être liées à un objet sur Monstock (un champ date par exemple sur une commande client ou fournisseur).
Afin que les emails de demande de prise de rendez-vous soient automatiques, vous devez avoir accès à notre fonctionnalité Business Process Management et créer un processus envoyant un email quand la commande est en statut "Prêt à partir" par exemple. Cette fonctionnalité permet aussi de renseigner automatiquement la date et l'heure du rendez-vous pris dans un champ de date.
Note : Pensez à bien remplir les coordonnées de vos clients et fournisseurs, notamment l'adresse email, pour vous assurer qu'ils reçoivent bien l'email de prise de rendez-vous.
Pour ce faire, vous aurez une première partie de paramétrage à réaliser dans le menu latéral droit "Administration".
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Paramétrage d'un planning de rendez-vous
Rendez-vous dans le menu "Administration" en haut à droite, puis dans l'onglet "Données de références".
Une fois dans les données de référence, descendez en bas de votre écran, puis cliquez sur le menu "Planning rendez-vous".
Sur cette page, vous retrouvez les différents plannings de rendez-vous pour tous vos sites. Commencez par en créer un nouveau en cliquant sur le bouton "Créer un planning".
Vous devez maintenant nommer votre planning, choisir le fuseau horaire et sélectionner le ou les sites auxquels il s'applique. Vous pouvez ainsi créer autant de plannings de rendez-vous que de sites afin de les adapter aux horaires d'ouverture de chacun si besoin.
Vous pouvez ensuite choisir les jours où la prise de rendez-vous sera possible. Vous pouvez ajouter un nouvel intervalle d'horaire en cliquant à droite sur le bouton d'action " + ". Ainsi, vous pouvez définir des pauses dans vos horaires disponibles. Vous pouvez également supprimer un intervalle d'horaires en cliquant sur le bouton rouge "Effacer".
Une fois que vous avez défini sur quelles plages horaires les créneaux pouvaient être réservés, vous devez définir le nombre de créneaux disponibles à la réservation par heure.
Note : Actuellement, les créneaux durent par défaut 1h. Les clients peuvent donc, par exemple, réserver un créneau de 8h30 à 9h30 mais pas de 8h30 à 9h.
Le nombre de créneaux disponibles par heure est à indiquer dans la colonne "Créneaux". Par exemple, si vous avez la capacité de traiter 6 rendez-vous sur un même créneau d'une heure, vous pouvez indiquer 6 dans cette colonne. Dans l'exemple ci-dessous, entre 8h et 12h, nous avons 6 créneaux disponibles par heure, soit 24 rendez-vous possibles en 4 heures.
Une fois votre planning défini pour la semaine, vous n'avez plus qu'à cliquer sur le bouton " Enregistrer ".
Une fois le planning enregistré, grâce à la fonctionnalité Business Process Management, vous pouvez paramétrer un processus pour qu'un lien de prise de rendez-vous s'envoie à vos clients ou fournisseurs en fonction du statut de la commande par exemple, et que la date d'envoi de la commande client ou la date de livraison estimée de la commande fournisseur se mette à jour sur Monstock en fonction du rendez-vous pris.
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Prise de rendez-vous par le client ou fournisseur
Une fois le processus paramétré, le client ou le fournisseur reçoit un email l'invitant à prendre rendez-vous pour le retrait ou la livraison de sa commande.
En cliquant sur le lien, le client ou le fournisseur pourra sélectionner la date puis l'heure auxquels il souhaite prendre rendez-vous.
Une fois le rendez-vous confirmé, il est possible de consulter les rendez-vous pris pour cette commande, passés ou à venir, et de prendre un autre rendez-vous pour cette même commande.
La personne qui a pris le rendez-vous recevra également un email de confirmation.
Par rendez-vous pris, il est possible de le consulter (bouton vert), de le modifier (bouton jaune) ou de le supprimer (bouton rouge). Si besoin de replanifier le rendez-vous, il est possible de le faire en le consultant également.
Une fois le rendez-vous pris, en fonction du processus défini dans notre fonctionnalité Business Process Management, un champ de date dans la commande correspondante peut se mettre à jour.
Ainsi, l'information du retrait ou de la livraison de la commande est directement accessible sur Monstock, en fonction du choix du client ou du fournisseur.
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